Crear período contable de ajuste

Antecedentes

En mi anterior post publique sobre cómo crear periodos contables y fiscales para todo el año (en este caso 2016), pero ¿y si olvide marcar la casilla del periodo de ajuste?. No hay problema alguno, simplemente creamos un periodo base (de ajuste) a continuación te decimos cómo.

¿Cómo crear el período contable?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos contables
  2. Click en el botón «Periodo base»
  3. Introducir los datos solicitados
    1. NOMBRE DEL PERÍODO: a escoger (Libre albedrío).
    2. FECHA DE INICIO: ingresar 31/12/YYYY
    3. FECHA DE FINALIZACIÓN: ingresar 31/12/YYYY
    4. PERMITIR CAMBIOS NO REGISTRADOS EN EL LM: dejar tal cual está (desmarcado).
    5. SUBPERÍODO DE: seleccionar FY YYYY
    6. EL PERÍODO ES AJUSTE: marcar
      • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-25-03
  4. Hacer click en «Guardar».

Nota: YYYY es el formato del año, por ejemplo FY YYYY sería FY 2016

¿Cómo podemos ayudar?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos. Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Año nuevo, periodo contable nuevo

Antecedentes

Una de las muchas actividades que trae el «año nuevo» (empresarialmente hablando) es la creación de los periodos contables y fiscales, una tarea sumamente sencilla pero de vital importancia, ya que sin ella es imposible realizar transacciones en NetSuite, a continuación te decimos cómo.

¿Cómo crear el período contable?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos contables
  2. Click en el botón «Establecer todo el año»
  3. Dejar los campos tal cual aparecen.
    • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-25-03
  4. Marcar la casilla de verificación » PERÍODO DE AJUSTE DE CIERRE DE AÑO EN UN DÍA»
    • Esta opción es de vital importancia ya que nos sirve para crear el período 13 o período de ajuste, indispensable en la Contabilidad Electrónica.
  5. Hacer click en «Guardar».

Al final tendremos lo siguiente:

Periodo contable 2016

Periodo contable 2016

¿Cómo crear el período fiscal?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos fiscales
  2. Click en el botón «Establecer todo el año»
  3. Dejar los campos tal cual aparecen.
    • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-24-47
  4. Hacer click en «Guardar».

Al final tendremos lo siguiente:

Captura de pantalla de 2016-01-07 16-23-49

Periodo fiscal 2016

¿Cómo podemos ayudar?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos. Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Evitar que el tipo de cambio actualice toda la contabilidad en Netsuite.

ANTECEDENTES

Netsuite es una herramienta global que permite el manejo de múltiples monedas. Utiliza una monda base contra la cual podemos registrar un tipo de cambio y que las transacciones en moneda extranjera se reflejen adecuadamente. El tipo de cambio se puede modificar por transacción y esto es realmente útil, pero si no se configura adecuadamente, el tipo de cambio utilizado en una transacción se puede fijar como tipo de cambio para ese día para toda la contabilidad generando severas inconsistencias en la información. En términos contable, realizaría una actualización de transacciones con el tipo de cambio incorrecto.

¿cuando se presenta el mensaje?

El mensaje ocurre al momento de realizar una transacción, por ejemplo la recepción de mercancía, y fijar un tipo de cambio diferente. Esto puede ocurrir por que si bien el tipo de cambio del día fuese 16.00 por dólar, esa recepción en particular se recibió en 15.80. Entonces el usuario podría fijar un tipo de cambio diferente. Al hacerlo, se despliega el siguiente mensaje.

Mensaje de actualización de tipo de cambio.

Mensaje de actualización de tipo de cambio.

Aqui es en dónde existe un riesgo. Si el usuario presiona aceptar, entonces el tipo de cambio de todo el sistema para esa fecha se fijará con el valor ingresado. Y como la opción más atractiva casi siempre es aceptar, entonces es muy probable que lo acepte sin leer el mensaje generando un problema contable.

como evitar que esto suceda.

Para evitar que esto ocurra, necesitamos modificar la configuración de Netsuite. Básicamente tenemos que habilitar la actualización automática del tipo de cambio para toda la compañía y desactivar la función a nivel de moneda. Aqui en dónde se hace eso en el sistema:

Preferencia de moneda en tipo de cambio

Y luego a nivel de la moneda desactivamos dicha actualización:

Actualizacion tipo de cambiomoneda

;Idealmente para automatizar aún más ese proceso, podemos genera una adecuación que actualice el tipo de cambio directamente del diario oficial de la federación, garantizando así que estamos realizando los registros contables correctamente. Ese es un servicio con el que IMR puede ayudar.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Application Performance Management: Como rastrear el desempeño con Netsuite 2015.2

ANTECEDENTES

Cuando las opciones de configuración de Netsuite son insuficientes para cubrir los requerimientos de negocio, podemos realizar adecuaciones por medio de scripts y flujos de trabajo. Con ellos se pueden hacer una gran variedad de pasos adicionales y adecuaciones a las instalaciones de Netsuite, pero tienen un pequeño problema: normalmente entre más adecuaciones y scripts, el performance se puede ver afectar.

¿cuales se afectan y como?

En ese momento, las preguntas adecuadas son: ¿qué script tenemos? ¿que registros hay afectados? ¿cuales podemos optimizar? ¿cuáles son los más lentos?. En el pasado, tener estas respuestas no era sencillo. Si bien existía un monitor de aplicaciones, solo era básico y sobre ciertas aplicaciones concretas.

Application performance management con netsuite 2015.2

En la versión 2015.2 de Netsuite se ha liberado el bundle de Application Performance Monitor. Esto fue anunciado durante el evento de Suite World, 2015. Esta interesante herramienta nos permite monitorear en tiempo real el desempeño de prácticamente cualquier transacción, tiempos, medias, tiempos de carga, etc.

Aqui un ejemplo:

 

NEtsuite 2015.2 Application Performance.

NEtsuite 2015.2 Application Performance.

Mediante este monitor, podemos tener una mayor visualización e información respecto a que ajustar y como están siendo afectada la operación por las adecuaciones.

En el ejemplo anterior, podemos ver que tenemos un pico en los tiempos de respuesta de una transacción dada.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Segmentos Personalizados con Netsuite 2015.2

ANTECEDENTES

Cuando una empresa requiere organizar la información de ventas, contabilidad, gastos, etc o de hecho cualquier transacción, Netsuite ofrece la alternativa de crear clases, ubicaciones y departamentos. Por ejemplo, si tenemos un gasto de mantenimiento de vehículo por $1,000.00, podemos asignarlo al departamento X y a la ubicación Y.

¿Y si no es suficiente?

Hay escenarios cuando por ejemplo, no necesitamos ciertas clases o departamentos en algunas transacciones. Si tenemos una venta que queremos agrupar por tipo de mercado, y la damos de alta como una clase (ejemplo: nacional, extranjero), esa opción va a aparecer como tal en todas las transacciones. En muchos casos esas opciones son de más y solo confunden al usuario. ¿No sería mejor que pudiéramos segmentar en dónde aplican ciertos tipos de clases y agrupadores?

CUSTOM SEGMENTS NETSUITE 2015.2

En la versión 2015.2 de Netsuite, es posible realizar esa segmentación diferenciada:

Segmentos

Segmentos de Contabilidad

Las ventajas más importantes respecto a las opciones disponibles son:

  • Que podemos agregar segmentos adicionales sin que necesariamente apliquen a todas las transacciones.
  • Que es posible combinar en reportes tanto los segmentos personalizados como las clases, departamentos y ubicaciones.
  • Podemos hacer que los segmentos personalizados se hereden de otros tipos de agrupadores.
  • Los segmentos (a diferencia de crear campos custom) vienen disponibles en los reportes para consultas más ágiles.

Si bien esta funcionalidad esta marcada como Beta, resulta muy interesante el poder configurarla en el ambiente ya que facilita la generación de reportes y minimiza el tener los campos de clase, departamento y ubicación, utilizados en todo el sistema para agrupaciones que solo aplican a algunas transacciones.

Segmentos por transacciones

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Borrado de Roles Personalizados

Antecedentes

Una de las cosas comunes al implementar NetSuite es hacer pruebas, parte fundamental es simular el día a día de la operación, para ello se tiene que crear los roles que los empleados usaran, al final seguramente algún rol no será utilizado, por lo que debería ser borrado, esto sólo es posible solo sí ningún empleado ha ingresado al sistema usando este rol, de lo contrario el rol no se podrá borrar debido a los registros dependientes (registro de inicio de sesión del sistema).

Solución alternativa

Simplemente marcar el rol como inactivo. Actualmente existe existe la votación para el Enhancement #- 133734.

¿Cómo podemos ayudar?

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Borrar transacciones intercompañia

Antecedentes

Una actividad frecuente (mas diaria) es borrar transacciones, usualmente dicha actividad no representa problema alguno, salvo borrar primero las transacciones dependientes, sin embargo, la pregunta es, ¿cómo borrar transacciones intercompañia si una es dependiente de la otra y viceversa?, por ejemplo, una orden de venta esta enlazada con una orden de compra, lo normal sería primero borrar la orden de compra, luego la orden de venta, esto por incorrecto que parezca es rechazado por NetSuite a fin de mantener su propia congruencia y consistencia.

¿Cómo borrar transacciones intercompañia?

Solo debemos ejecutar los siguientes pasos:

  • Si tiene artículos de inventario:
    1. Editar la orden de venta
    2. Eliminar TODOS los artículos
    3. Agregar un artículo de tipo Fuera de inventario
    4. Guardar
    5. Editar la orden de compra
    6. Eliminar TODOS los artículos
    7. Agregar un artículo de tipo Fuera de inventario
    8. Guardar
    9. Editar nuevamente la orden de venta.
    10. Navegar al menú Más acciones > Eliminar
    11. Editar nuevamente la orden de compra.
    12. Navegar al menú Más acciones > Eliminar

  • Si NO tiene artículos de inventario:
    1. Editar la orden de venta
    2. Dejar en blanco el campo TRANSACCIÓN ENTRE EMPRESA ASOCIADAS
    3. Guardar
    4. Editar nuevamente la orden de venta.
    5. Navegar al menú Más acciones > Eliminar
    6. Editar la orden de compra
    7. Navegar al menú Más acciones > Eliminar

Recuerda que todos los pasos mencionados arriba son resultado directo de las validaciones y reglas que NetSuite tiene en sus transacciones a fin de evitar incongruencia o inconsistencia en la información.

Tip: puedes generar un Script para automatizar este proceso.

¿Cómo podemos ayudar?

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Formularios en Línea y su color

Antecedentes

En la implementación de uno de nuestros clientes tuvimos la necesidad de colocar un formulario en linea (Suitlet sin inicio de sesión), algo que sin duda no representa un reto, sin embargo, el cliente nos solicito cambiar los colores del formulario, es sabido por todos que los Scripts no manipulan el Look & Feel de NetSuite, mucho menos manipulan el DOM de la página web.

¿Que hacer para cambiar los colores delos formularios en línea?

Solo debemos ejecutar los siguientes pasos:

  1. Ir a Configuración > Estructura del sitio > Configurar sitio web
  2. Clic en la pestaña Aspecto
  3. Seleccionar el tema que mas nos guste en Tema de Color del Sitio Web

Tema: Básico : Azul y gris

Captura de pantalla de 2015-06-26 16:15:47

Tema: Básico : Piedra natural

Captura de pantalla de 2015-06-26 16:12:54

Podemos seleccionar entre una basta cantidad de temas pre-configurados o crear nuestro propio tema en Configuración> Estructura del sitio > Temas de color.

¿Cómo podemos ayudar?

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Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

Antecedentes

En algunos escenarios de clientes, es común que tengan requerimientos de colocar ordenes de compra abiertas. Esta funcionalidad no estaba disponible en Netsuite y fue liberada recientemente.

La orden de compra abierta es una buena idea cuando se tienen acuerdo con los proveedores para realizar suministros durante un periodo de tiempo. El tener una orden de compra abierta puede ayudar a tener mejores condiciones de compra con el proveedor. Por ejemplo, si sabemos que en el año vamos a comprar 300 toneladas de un artículo en diferentes momentos, es mejor hacer una sola orden de compra por el total y obtener mejores condiciones, a ir creando ordenes de compra parciales con precios probablemente más altos.

Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

La funcionalidad disponible ahora en Netsuite, permite crear las ordenes de compra abiertas, como un registro adicional. Posteriormente se pueden establecer las reglas para liberar ordenes de compra sobre la orden de compra abierta.

Orden de compra abierta con Netsuite

Orden de compra abierta

Lo interesante en la orden de compra abierta es el cómo es que se va a liberar la solicitud a proveedor. Aqui podemos elegir un calendario manual, o bien adaptarnos al proceso de planeación de la demanda para que se libere en automático. O bien liberar manualmente si es requerido.

Calendario Orden de compra abierta

Con la orden liberada, se genera una nueva orden de compra asociada a la orden de compra abierta. Como registro individual, o en conjunto con la orden abierta, se pueden asociar flujos de aprobación y de trabajo lo que resulta en una solución muy funcional para el manejo completo de ordenes de compra abierta.

¿Cómo podemos ayudar?

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Cuando los scripts de Netsuite interfieren con la velocidad y el performance.

Antecedentes

En el desarrollo de la configuración de Netsuite, principalmente en el diseño y configuración de la solución, es común encontrar escenarios en dónde es requerido realizar scripts o desarrollos para personalización, que van más allá de la configuración nativa de la herramienta.

Normalmente son adecuaciones y automatizaciones requeridas por los procesos de negocio. Estas adecuaciones, pueden tener un impacto en la velocidad de las transacciones y en ocasiones es interesante conocer como ajustar y nivelar los requerimientos de negocio vs el desempeño.

El monitor de desempeño de scripts.

En general creo que los mejores scripts son los que no se requieren. Pero si el escenario demanda la creación de un script, el primer paso es elegir bien el tipo de script requerido. En Netsuite, es posible crear varios tipos de scripts, y estos pueden tener un comportamiento distinto. Los más comunes son client, user event, scheduled y RESTlets.

Si partimos de una buena definición, el performance será mejor.

Ahora bien, aun con una buena definición, es muy común que se requiera conocer que scripts están afectando una transacción y como. Para de esta forma poder tomar decisiones informadas respecto a que y como ajustar.

Ahí es dónde el Script Performance Monitor de Netsuite, puede resultar de gran ayuda, por que nos proporciona información valiosa respecto a que está afectando a nuestra transacción.

Permite ver una lista de las transacciones en un periodo y conocer como ha sido su desempeño.

Permite ver una lista de las transacciones en un periodo y conocer como ha sido su desempeño.

Así mismo nos presenta de manera gráfica que es lo que está tomando mayor tiempo. Luego de ver los impactos, normalmente podemos encontrar formas de automatizar aún más o bien eliminar algunos scripts que no agregan valor y que pueden ser realizados de manera diferente o bien mediante ajustes al proceso de negocio.

Script Performance Monitor

Gráfico de impacto de Sripts en una transacción.

En la pasada reunión de usuarios, SuiteWorld 2015, se presentó lo que creo será la versión dos del monitor. Mucho más detalle de cada transacción, sus impactos, etc. etc. Algo que sin duda será de mucha utilidad, sobre todo cuando los requerimientos son complejos.

¿Cómo podemos ayudar?

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